Zukunftswerkstatt im Musikverein

Bei einer Zukunftswerkstatt werden nach der Vereinsanalyse, der Entwicklung einer Vision wie es in Zukunft sein soll, mit dem Erarbeiten von Lösungs- und Strategie-Ideen und schließlich mit dem Definieren von Maßnahmen ganz konkrete Absprachen getroffen. Es werden Arbeitsgruppen und Teams gegründet, die die dringendsten Probleme und Herausforderungen zukünftig angehen.

Ein Lösungsansatz zur Stärkung der Vereinsgemeinschaft ist beispielsweise die Einführung des Registerleitersystems. Ganz oft wird in Musikvereinen diese Maßnahme getroffen, wenn beispielsweise der Probenbesuch schlecht ist, die Rückantworten nur zögerlich kommen oder ähnliches. Meist wird eine Arbeitsgruppe gegründet, deren Aufgabe es ist, den Aufgabenkatalog eines Registerleiters schriftlich zu fixieren, die Register einzuteilen und dafür sorgen zu sorgen, dass die jeweiligen Registerleiter gewählt werden. (Informationen zu den Aufgaben eines Registerleiters: Das System der Registerleiter im Blasorchester)

Wenn der Übergang von der Jugendkapelle ins große Blasorchester nicht funktioniert, ist ein Lösungsansatz beispielsweise die Einführung eines Paten-Systems. Auch hier wird eine Arbeitsgruppe installiert, die sich um die Aufgaben Gedanken macht, diese schriftlich fixiert, das Paten-System an sich organisiert und die Durchführung begleitet. (Siehe auch: Integration von jungen Musiker:innen – Willkommenskultur)

Oder es wird beispielsweise eine Arbeitsgruppe Social Media gegründet, die sich ab sofort um den Facebook-, Instagram und Youtube-Auftritt kümmert.

Weitere Beispiele aus Zukunftswerkstätten, die ich kürzlich moderiert habe: AG Jubiläumsprojektorchester, Jugendteam (als Unterstützung der Jugendleiterin), Taskforce Teambasiertes Vereinsmanagement (Neustrukturierung der Vorstandschaft), Musikkommission, Marketing-AG, Moderatoren-Team (für Konzertansagen), Kreativ-Team (das sich überlegt, wie die Konzerte attraktiver und kreativer gestaltet werden können), Konzertmeister-Team (Installierung und Einführung der Musikvereins-Organisation-App Konzertmeister inkl. Schulung der Musiker:innen), usw. Je nachdem, welcher Bedarf der jeweilige Musikverein sieht und hat.

Bei allen Arbeitsgruppen, die als Maßnahmen bei der Zukunftswerkstatt gegründet werden, wird jeweils ein Verantwortlicher, ein sogenannter Teamleiter benannt. Das ist wichtig, damit die Arbeitsgruppe ins Rollen kommt und die kontinuierliche Arbeit gewährleistet ist, also am Rollen bleibt. Es gibt ja den bekannten Spruch “TEAM – Toll ein anderer machts” – und das passiert auch immer dann, wenn eine Arbeitsgruppe oder ein Team keine:n Leiter:in hat. Freibleibend funktioniert eine Arbeitsgruppe oder ein Team leider nicht. Es muss immer jemanden geben, der es in die Hand nimmt, die Meetings zu planen. Die Gründung von Arbeitsgruppen und Teams zusammen mit dem Festlegen eines verantwortlichen Teamleiters ist der erste und wichtigste Schritt für die Nachhaltigkeit einer Zukunftswerkstatt.

Zu den Treffen empfehle ich in den Zukunftswerkstätten immer, dass der soziale, freundschaftliche Aspekt in der Arbeitsgruppe bzw. im Team nicht zu kurz kommt. Also: Für Getränke und Snacks sorgen! Da spricht, diskutiert und arbeitet es sich sehr viel leichter!

Voraussetzung für die Nachhaltigkeit und Arbeitsfähigkeit der Arbeitsgruppen und Teams ist es auch, dass dessen Leiter in regelmäßigen Abständen (alle 4-6 Wochen) nach der Probe von der Arbeit und dem Fortschritt erzählt.

Um den Überblick über die verschiedenen Arbeitsgruppen und Teams nicht zu verlieren, empfehle ich pro Arbeitsgruppe bzw. Team ein Plakat zu erstellen. Darauf der Name bzw. Zweck der AG, die Aufgaben und Fotos von Teamleiter und allen Teammitgliedern. Aufgehängt wird das Plakat im Probenraum, so dass es den Musiker:innen ständig präsent ist.

Die Ergebnisse, die die Teams und Arbeitsgruppen erarbeitet haben, dürfen gerne gefeiert werden! Die Empfehlung ist: Alle Erfolge sichtbar machen. Feiern, wenn die neue Website steht, das teambasierte Vereinsorganigramm steht, eine Social-Media-Post-Serie erfolgreich durchgeführt wurde, usw. Natürlich können die Erfolge digital gezeigt werden. Besser ist, auch in Zeiten der Digitalisierung, die Visualisierung beispielsweise mit Plakaten im Probelokal. Das ist bei weitem nicht so flüchtig wie eine Mail, ein Post oder eine WhatsApp.

Nicht selten wird in den Zukunftswerkstätten auch über die gemeinsamen Werte diskutiert. Erwartungen werden ebenso wie unterschiedliche Motivationen ausgetauscht. Der Tag an sich ist durch die Diskussionsrunden, Gruppenarbeiten und Präsentationen schon sehr wichtig für das gegenseitige Verständnis, die Toleranz und Stärkung der Gemeinschaft. Die genauen Absprachen über die Maßnahmen und das gleichzeitige Implementieren von Arbeitsgruppen (mit entsprechender Verantwortlichkeit) sind schon der erste Schritt in Richtung Nachhaltigkeit dieses Tages. Der gute Wille steht also nicht nur auf dem Papier, sondern wird direkt tatkräftig angepackt. Die natürliche Motivation, die an dem Tag entsteht, wird in den Arbeitsgruppen von den Leuten weitergetragen.

Natürlich ist es immer schade, um die Personen, die nicht an der Zukunftswerkstatt teilnehmen konnten. Sie bekommen zwar alle Informationen in der schriftlichen Dokumentation des Tages, hören von ihren Kolleg:innen, wie der Tag war, aber den Prozess der Aktivierung und Motivation haben sie leider nicht mitgemacht. Hier kann man nur hoffen, dass die Begeisterung der Musiker:innen über den Zukunftswerkstatt-Tag auf diese Personen überspringt. Die Arbeitsgruppen stehen natürlich auch ihnen offen.

Im Jahr 2021 habe ich insgesamt 14 Zukunftswerkstätten moderiert. Alle 14 Musikvereine möchten mich auf dem Laufenden halten, wie es nach der Zukunftswerkstatt weiterging. Von den erfolgreichsten Umsetzungen von Maßnahmen, die in den Zukunftswerkstätten initiiert wurden, werde ich bestimmt berichten. Entweder hier auf der Kulturservice-Website oder auf dem Blasmusikblog.com.

Wenn Sie sich für eine Zukunftswerkstatt für Ihren Musikverein interessieren, können Sie gerne mittels diesem Formular Kontakt mit mir aufnehmen:

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    Gerne können Sie mich auch anrufen: 07633 / 9198038 oder 0171 / 3588300 (Mo – Fr 8.00 – 13.00 Uhr).

    Auf dieser Seite habe ich meine Referenzen zusammengestellt: Referenzliste. Die Vereine, die dort aufgelistet sind, geben Ihnen gerne Auskunft über meine Arbeit.

    Empfehlenswert ist es, so eine Zukunftswerkstatt bzw. ein Klausurtag alle in bis zwei Jahre durchzuführen. Den Verein regelmäßig zu Durchleuchten, die gesunde Selbstreflexion und das regelmäßige Aktivieren und Motivieren der Musiker:innen macht den Musikverein dynamisch. Die Bindung der Musiker:innen zum Musikverein wird gestärkt. Eine positive, wertschätzende Kommunikation und Stimmung wird durch diesen Tag trainiert und für die Zukunft gewährleistet.

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