Zukunftswerkstatt – Was ist das und was bringt es dem Musikverein?

Eine gesunde Selbstreflektion hilft uns, besser zu werden. Besser werden – für was? Zur Zukunftssicherung unseres Musikvereins und damit dem “Ort”, an dem wir gerne unsere Freizeit verbringen. Und was genau soll besser werden? Einmal die musikalische und organisatorische Qualität. Dann aber vor allem auch die Jugendarbeit – die Basis unserer Zukunft, eventuell das Marketing. Und auch das soziale Miteinander – der Kit, der uns neben dem Musizieren zu einer starken Gemeinschaft werden lässt.

Zur Probe treffen wir uns jede Woche. Und dennoch kommt die Kommunikation manchmal etwas zu kurz. Denn schließlich wollen wir in der Probe musizieren, im musikalischen Programm vorankommen, uns auf Konzerte vorbereiten. In vielen Musikvereinen gibt es die gute Tradition der Vorstandsminute – oder “Vereinsminute”, wie kürzlich jemand in einer Zukunftswerkstatt vorgeschlagen hat. Es ist der Moment, in dem der/die Vorsitzende die wichtigsten Informationen über bevorstehende Anlässe verkündet und die Gelegenheit, mit den Musiker:innen in den Austausch zu treten. Allerdings sind das tatsächlich nur wenige Minuten. Der Austausch über grundsätzliche Ausrichtung, Probleme und die gegenwärtigen Herausforderungen kann hier nicht stattfinden.

In vielen Musikvereinen stelle ich fest, dass es grundsätzlich zwischen dem Vorstand und dem Rest des Vereins kaum bis gar keine Kommunikation gibt. Der Vorstand ist wie eine Blase – eine Bubble – in der besprochen, diskutiert und entschieden wird. Die Ergebnisse werden selten in der Vereinsminute nach der Probe verkündet oder per Mail (selten per Konzertmeister) an alle verschickt. Wenn nicht gut kommuniziert und begründet wird, kann sich schon mal etwas Unmut bei den Musiker:innen aufstauen.

Viele Vorstandsgremien gehen regelmäßig einmal im Jahr in Klausur um die Zukunft des Vereins, die kommende Jahresstruktur und ähnliches zu besprechen. Aber ist die grundsätzliche Ausrichtung, die Zukunft des Musikvereins tatsächlich “die Sache” einiger weniger Musiker:innen?

Viele Vereinsverantwortliche beklagen sich, dass sie von den Musiker:innen keine Unterstützung erhalten. Aber das finde ich nicht so verwunderlich. Denn schließlich sind die Leute im Vorstand gewählt, Aufgaben zu erledigen. Unsere Strukturen in den Musikvereinen sind so angelegt. Es gibt die “Vorstandschaft” die “schafft”. So sieht es – streng genommen – die Vereinssatzung vor.

Manchmal schreiben die Vereinsverantwortlichen frei bleibende Mails mit der Bitte um Unterstützung (oder mit der Bitte Ideen zu äußern). Der Rückfluss auf solche Mails ist erfahrungsgemäß eher mau. Sie erreichen die Musiker:innen eventuell nicht im richtigen Moment oder keiner fühlt sich davon angesprochen. Genauso verhält es sich mit Aufrufen in der Vereinsminute nach der Probe. Bei Aufrufen nach der Probe zur Mithilfe oder dazu, Ideen zu äußern, kommt es erschwerend hinzu, dass die Musiker:innen eventuell an den Stammtisch oder nach Hause wollen, sprich: nicht mehr aufnahmefähig sind.

Wir brauchen andere Methoden, um die Musiker:innen zur organisatorischen Mitarbeit und zur Übernahme von Aufgaben zu motivieren und zu aktivieren. Und hier funktioniert das Konzept der Zukunftswerkstatt sehr gut.

Für eine Zukunftswerkstatt brauchen wir einen Tag, an dem sich alle Musikerinnen und Musiker Zeit nehmen. Je vollzähliger desto ergiebiger und nachhaltiger ist die Zukunftswerkstatt. Wir beginnen um 9.30 Uhr; Ende ist gegen 17.00 Uhr. Diese Zeit brauchen wir tatsächlich um gut miteinander zu arbeiten, ausgiebig zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu formulieren. Es wird tatsächlich gearbeitet – es gibt in meinen Zukunftswerkstätten keine Spiele, kein Spielzeug, keine Rollenspiele o. ä. Wir bleiben am Thema Musikverein, der Musikverein und seine Zukunft steht stets im Vordergrund!

Am Ende des Tages steht nicht nur ein Maßnahmen-Fahrplan am Flipchart, sondern es stehen auch die Personen fest, die die formulierte Maßnahme mit Arbeitsauftrag in die Hand nehmen. Außerdem wird für jede Maßnahme ein:e Verantwortliche:r festgelegt. Dies garantiert, dass nicht nur “gesprochen”, sondern auch “getan” wird. Wir achten immer darauf, dass die Arbeitsgruppen, die hier entstehen, nicht nur aus Vorstandsmitgliedern bestehen. Es werden immer auch Personen außerhalb des Vorstands mit einbezogen. Und wir überlegen auch, wie wir die Leute einbinden, die bei der Zukunftswerkstatt nicht dabei sein können.

Viele der Maßnahmen-Arbeitsgruppen sind nur temporäre Arbeitsgruppen. Wenn das Ziel erreicht ist, löst sich die Arbeitsgruppe wieder auf. Das kommt vielen Musiker:innen entgegen, denn viele wollen sich nicht “ewig” an ein “Amt” binden, aber gerne temporär Aufgaben übernehmen. Vor allen Dingen, wenn es Aufgaben sind, für die sie sich interessieren und für die sie motiviert sind. Außerdem bei Themen, die sie selbstorganisiert und eigenverantwortlich bearbeiten können.

Hier einige Maßnahmen aus verschiedenen Zukunftswerkstätten, damit Ihr einmal einen Eindruck bekommt, was wir in einer Zukunftswerkstatt in Eurem Musikverein erreichen können. (Die fett gedruckten Namen sind die Verantwortlichen der Arbeitsgruppe.)

AG Werbekampagne für neue Musiker
(Schwerpunkt Klarinette)
Arbeitsauftrag: Banner, SoMe, App Mein Ort, Gemeindeblatt, usw.
Arbeitsgruppe: Stephan, Michael, Annika, Heike

AG Registerleiter-System
Arbeitsauftrag: Register definieren, Aufgabenkatalog, System kommunizieren & installieren
Arbeitsgruppe: Martin S., Jörg, Phoebe, Sascha

Musikkommission MuKo
3(?)-Jahresplan – musikalische Jahresstruktur
Markus, Sabrina, Nobby, Hanna, +2

Musik-Familien-Aktionstag / -nachmittag
Nicole, Hannah, Bille, Leandra, Antje, Marius, Yannik?

Freitagstreff Schüler und Eltern
Sandra, Petra

AG Patensystem
Arbeitsauftrag: Checkliste, Aufgabenkatalog, System installieren und durchführen
Johanna, Michael

AG Fotowand – Steckbriefe
Ronja, Adina

Das sind Beispiele aus sieben verschiedenen Zukunftswerkstätten in Musikvereinen. In der Regel werden in der Zukunftswerkstatt ca. 5 bis 9 Maßnahmen getroffen. Welche das sind entscheiden ganz allein die anwesenden Musiker:innen. Wenn mehr Maßnahmen gewünscht sind, bremse ich etwas. Denn lieber weniger Maßnahmen vornehmen und diese auch tatsächlich stemmen können.

Wenn der Wunsch nach einer Maßnahme geäußert wird, sich aber keine Personen für die Arbeitsgruppe finden, wird die Maßnahme nicht durchgeführt, aber für später aufgeschrieben. Das passiert allerdings in den wenigsten Fällen. Meistens gibt es Musiker:innen, die sich für die AGs melden. Sehr oft sind es diejenigen, die die Idee für die Maßnahme hatten. Manchmal dauert es ein wenig. Stille muss man aushalten können. Aber wenn sich erst mal einer gemeldet hat, gehen die Arme von anderen hoch. Diese Phase, in der diskutiert wird, welche Maßnahmen getroffen werden, finde ich persönlich immer sehr spannend. Oftmals wird von Vereinsverantwortlichen im Vorfeld der Zukunftswerkstatt, beispielsweise beim Kennenlern-Gespräch, die Befürchtung geäußert, dass sich die Musiker:innen auch in der Zukunftswerkstatt nicht für Aufgaben melden. Diese sind nach der Zukunftswerkstatt immer sehr erstaunt, wie schnell und unproblematisch sich Musiker:innen für Arbeitsgruppen melden. Der Kopf der Musiker:innen ist beim Thema, die Zeit zum Diskutieren, seine Meinung zu äußern und Ideen einzubringen ist endlich einmal da. Es ist die Mischung aus Gruppendynamik und der Tatsache, dass aktiv über Lösungsideen nachgedacht wird. Das motiviert extrem!

Ich gebe jeder Arbeitsgruppe, die sich bei einer Zukunftswerkstatt bildet, auch Anregungen mit auf den Weg, wie die Teamarbeit gelingt. Wenn die Musiker:innen keine eigenen Ideen haben erzähle ich von Ideen anderer Musikvereine (Ihr wisst, ich bin ein “Schwamm” im Aufsaugen von Ideen aus Blasorchestern. Im richtigen Moment “spucke” ich die Ideen wieder aus…) Außerdem schicke ich in der Dokumentation der Zukunftswerkstatt immer Links zum Blasmusikblog mit, wenn ich zu bestimmten Themen schon Beiträge mit Ideen veröffentlicht habe. Der Blasmusikblog ist ja mittlerweile eine riesige Plattform für Musikvereins-Ideen und Best-Practice-Beispielen zu allen Belangen des Musikverein-Lebens geworden.

Zukunftswerkstätten führe ich übrigens in Musikvereinen, die offensichtliche Probleme, beispielsweise in der Besetzung, in der Proben- und Auftrittsdisziplin oder bei der Nachwuchsarbeit haben, durch, als auch in Blasorchestern, die richtig gut dastehen und Problemen in Zukunft vorbeugen wollen oder die mehr Mitarbeit und Unterstützung von Musiker:innen außerhalb des Vorstands möchten. Hier findet Ihr eine Liste mit Musikvereinen, die bisher eine Zukunftswerkstatt mit meiner Unterstützung durchgeführt haben: Referenzen.

Wenn Ihr Euch für eine Zukunftswerkstatt interessiert, maile ich Euch gerne ein unverbindliches Angebot. Gerne biete ich auch ein unverbindliches, kostenfreies Kennenlern-Gespräch (ca. 20 – 30 Minuten) per Zoom mit Eurem Vorstandsgremium an. Meldet Euch gerne, wenn ihr ein Angebot oder ein Kennenlern-Gespräch möchtet: alexandra@kulturservice.link.

Noch Fragen? Schreibt mir gerne eine Mail oder ruft an!